Entrevista Laboral

La entrevista estructurada, también conocida como entrevista preparada, resulta ser la más rígida y estática de todos los tipos de entrevista, es la más recomendable para realizar la ocupación de la vacante de secretaria ejecutiva. La cual consiste en un conjunto de preguntas invariables y predeterminadas que dan respuesta a cada uno de los aspirantes a un puesto determinado.

Es recomendable para aquellas empresas que necesitan cubrir muchos puestos de trabajo y no pueden invertir demasiado tiempo en el proceso de selección.

La extensión es variable, depende del criterio de la empresa. Puede reducirse a unas meras cuestiones básicas (las más significativas) o ser bastante extensa, planteando cuestiones sobre toda la historia laboral del candidato. Consiste en comprobar la experiencia y habilidades mediante preguntas predeterminadas guiadas por el currículum vitae.

Servicios Administrativos Integrales Fecha: 15 de octubre de 2018
Nombre del Puesto:	secretaria ejecutiva
Supervisado por:	Director general
Jefe Inmediato:	Gerente general
Personas a Cargo:	Asistente de dirección
Idiomas:	Inglés: Intermedio o avanzado
Objetivos del puesto	Asistir al director general en sus tareas diarias, particularmente en labores administrativas y organización y seguimiento de agenda l Formación Académica
Formación académica	Diplomado en Secretariado Ejecutivo y/o Asistente Administrativo
Funciones generales	Elaboración de oficios y documentos empresariales. Contestar llamadas dirigidas a la dirección general. Organización de reuniones en las oficinas de la empresa. Confirmación de citas y reuniones agendadas con anterioridad. Seguimiento y facturación de gastos emanados del director general. Actualización semanal del archivo de documentos asociados a la dirección general.
Relación con otros departamentos	Dirección de le empresa, de manera diaria y permanente, para conocer y atender las necesidades que surgen al momento.
Habilidades y Conocimientos	4 años de experiencia en puesto similar. Habilidad para atender y seguir puntualmente un calendario preestablecido de actividades. Manejo de software para gestión de actividades. Experiencia en la construcción y mantenimiento de relaciones públicas.
Genero		Femenino	Masculino
Edad		25 años	45 años
Nivel de estudios		Licenciatura	Carrera técnica
Certificaciones		Si	No
Título universitario		Si	No
Cambio de residencia		Si	No
Requiere viajar		Si	No
Horario laboral		9:00 am	19:00 pm
Rengo salarial		$ 9,000.00	$ 11,000.00

1. ¿Cuál es su experiencia en el campo ejecutivo?

A día de hoy he trabajo en varias empresas de distintos sectores: administrativo, industrial y tecnológico. En cada uno de ellos la estancia ha sido a largo plazo y he trabajado con clientes de alto nivel, aumentando las posibilidades de negocio e involucrando a cada departamento.

   2. ¿Cuáles consideras que son las responsabilidades más importantes de la posición de asistente administrativa ejecutiva?

Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines. Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios. redactar las diferentes correspondencias, informes, memorando, oficios. Es la encarga de llevar un expediente con los diferentes trámites empresariales. La buena redacción y ortografía son indispensables en estos tipos de puestos ya que involucra mucho las redacciones de cartas, emails, etc.

      

      3. ¿Qué programas de computación has utilizado en tus anteriores trabajos y con cuáles te sientes más cómoda?

La verdad es que me siento muy cómoda utilizando Word, PowerPoint, Outlook y Excel. Tengo un poco de experiencia con MS Access. Con frecuencia asisto a cursos para garantizar la actualización de cada herramienta para mejorar los resultados de cada trabajo. Sin embargo, con los otros programas mencionados, he sido capaz de preparar presentaciones, documentos y hojas de cálculo. Aparte, soy capaz de administrar el email de varias cuentas y de organizar calendarios en Outlook. Para demostrarlo, poseo el certificado de usuario avanzado de Microsoft Office 2010.

       4. ¿Tienes alguna experiencia supervisando a otras personas en la oficina?

En mi último trabajo, estaba a cargo de entrenar a los estudiantes que hacían prácticas en nuestra empresa. Durante 3 meses, me encargué de enseñarles todos los procesos administrativos y de responder a cualquier pregunta que tuvieran. Aparte, les asignaba varias tareas diarias para ver cómo se desenvolvían. Al final, fui­ la encargada de completar la evaluación de cada uno de ellos.

       5. ¿Cómo maneja el trabajo con sus superiores?

Por la experiencia que tengo he sabido siempre crear un canal de comunicación productivo y provechoso tanto para mis funciones como para las que tienen que ver con mis superiores. De hecho, en algunos casos he trabajado directamente con ellos para gestionar de forma eficaz cada trabajo y resolviendo las cuestiones planteadas con éxito.

   6. ¿Cómo manejas las situaciones en la cuales su jefe se muestra estresado y bajo mucha presión?

Intento que el estrés y la presión que sufra mi jefe no afecte mi productividad, trato de imprimir calma a la situación y demostrar a mi supervisor que puede contar conmigo para resolver cualquier problema. En esas situaciones, suelo ser proactiva y ofrecer algunas soluciones a mi supervisor, que quizá no haya considerado.

     7. ¿Prefieres trabajar en un ambiente de equipo o donde se respete la independencia total de cada empleado?

Siempre me he sentido parte del equipo en los puestos que he tenido. Cuando tengo que sentarme a completar mis tareas de una manera independiente, lo hago sin ningún problema, pero me gusta colaborar con los otros miembros de la oficina para conseguir los objetivos comunes.

     8. ¿Qué esperas de tu supervisor?

De mi supervisor espero respeto, tareas desafiantes y un sentido de equipo. De mi supervisor no espero a alguien que me lance papeles a la cara, me pida cosas sin mirarme a los ojos o me haga sentir como esclava. Yo sé del valor que puedo aportar a un equipo y espero ser tratada con el respeto que se merece cualquier persona. Aparte, me gustaría que mi supervisor confiara en mis capacidades, me asignara tareas desafiantes y que me viera como parte del éxito del equipo.

      9. ¿Cuál es tu mayor habilidad y cómo esperas usarla en este trabajo?

Mi mayor habilidad es la capacidad que tengo para relacionarme con la gente de una manera natural, productiva y distendida. Utilizaría esta habilidad para intentar estar siempre un paso por delante de las expectativas de mi supervisor; cuando se le ocurra algo que necesita, puede que yo ya lo tenga preparado y listo para entregar.

     10. ¿Cuál es tu mayor debilidad?

Mi mayor debilidad siempre fue la parte técnica del trabajo, los programas de computación y el funcionamiento de las computadoras. Por ello, me propuse durante el pasado año conquistar mi miedo y conseguir el certificado de Microsoft que antes mencioné. Aunque reconozco que no soy una nerd de computación, por lo menos tengo el nivel requerido para completar cualquier tarea que me asignen.

    11. ¿Tendrías algún inconveniente con atender el teléfono de la recepción, a la gente que entra a la oficina y las tareas en la computadora?

Por supuesto que no. Una de las virtudes de una buena administrativa es saber atender a las diferentes funciones que se requieren. Tengo ya 4 años de experiencia en multitareas: teléfono, visitantes, supervisor, computadora...y hasta ayudar algún compañero si necesita ayuda.

      12. ¿Domina algún idioma extranjero a nivel avanzado?

Sí, el idioma extranjero a nivel avanzado que poseo es el inglés. Después, al mismo tiempo que continúo perfeccionándolo día tras día también he comenzado a profundizar los estudios básicos de francés para llegar al mismo nivel.

Preguntas adicionales:

• ¿Cuál es su día típico?
• ¿Qué es lo que más disfruta hacer?
• ¿Cómo invierte el tiempo libre?
• ¿Cómo se ve en 5 años?
• ¿Cuál es el trabajo que ha tenido que más le ha gustado y por qué?
• Si pudiera aprender algo hoy, ¿qué sería lo que elegiría aprender?
• ¿Tiene disponibilidad de horarios puede trabajar un sábado o llegar más temprano o más tarde? Sí, no, ¿Por qué?

https://www.tecoloco.co.cr/blog/entrevista-a-una-secretaria-ejecutiva.aspx

Fuente: Arias Galicia, Fernando. “Administración de Recursos Humanos”. Editorial Trillas.

Bañuelos., V. A. (Primera edición, 2012). Programa de Capacitación y Formación. Distrito Federal: servicio profesional en derechos humanos.